Компаниям запретили использовать сканы в работе
Представителям бизнеса больше нельзя использовать для учета электронные образы первичной документации, т.е. им запрещено использовать скан-копии. Эту информацию можно увидеть в письме Минфина № 03-03-06/1/86376 от 2 октября 2020 года.
О данном решении предупреждалось заблаговременно. Минфин еще в феврале выпустил заявление, в котором говорилось о том, что фотокопии, сканы и факсы не подходят в качестве подтверждающих бумаг.
До этого в Федеральном законе и Налоговом кодексе не было перечня документов, подтверждающих осуществленные организацией расходы. Затраты принимались по документации, оформленной в соответствии с законодательством РФ. Кроме того, подходили бумаги, которые выполнены по обычаям делового оборота.
Существующие законы допускают использование электронных документов. При этом, нужно помнить о существенной разнице. Электронная копия отличается от документа. Во втором случае все заверяется специальной подписью. Именно она подтверждает оригинальность файла. Электронная копия не визируется специальной подписью. В Министерстве финансов пояснили данный момент. В заявлении говорится о том, что документ может быть подан на бумаге. Также у бизнеса есть возможность передавать для проверки электронные документы с цифровой подписью. При этом, в соответствии с законодательством, использовать скан-копии нельзя.
В ближайшее время представители бизнеса будут вынуждены следовать новым правилам. В Минфине утверждают, что изменения не оказались глобальными, зато они помогут избежать дополнительного недопонимания.
