Разработка положений, инструкций

Эффективность работы сотрудников компании напрямую зависит от того, насколько грамотно и точно сформулированы их рабочие обязанности. Наличие четкой должностной инструкции помогает в работе и самому сотруднику, и его руководителю.

Что представляет собой официальная должностная инструкция?

Должностной инструкцией называется документ, определяющий обязанности, права, ответственность работника компании во время выполнения им своих служебных функций.

Трудовое законодательство в настоящее время не обязывает работодателей в обязательном порядке разрабатывать должностные инструкции. Но, как показывает практика, их использование предоставляет весомые преимущества. Особенно важно наличие таких документов при возникновении различных трудовых споров. В том случае, если работодателю необходимо доказать, что сотрудник свои трудовые обязанности не выполнял, ему следует предоставить суду их список, который как раз и содержится в тексте должностной инструкции.

Этот документ выполняет следующие функции:

• устанавливает те необходимые квалификационные требования, которые в настоящее время предъявляются к определенной должности (образование работника, наличие у него специальной подготовки, необходимого опыта работы и так далее);
• определяет обязанности сотрудника – участки, за которые тот несет ответственность, объем выполняемых работ и пр.;
• устанавливает пределы ответственности конкретного сотрудника.

От того, насколько грамотно и точно сформулированы рабочие обязанности сотрудников, напрямую зависит производительность его труда. Если не зафиксировать их в письменном виде, во время работы между работодателем и его работником систематически будут возникать различные разногласия относительно того, что сотрудник обязан делать, а что в круг его обязанностей не входит.

Работодателю данный нормативный акт предоставляет ряд возможностей, которые другими способами реализовать не получится. К примеру, размер зарплаты сотрудников, занимающих одинаковые должности, должен быть одним и тем же. Но наличие должностных инструкций обеспечивает гибкий подход к данному вопросу. В этом случае могут учитываться такие факторы, как разный уровень сложности выполняемых задач, различные уровни материальной ответственности, неодинаковое число подразделений и подчиненных, находящихся под управлением у определенного сотрудника.

Согласно действующему законодательству, для некоторых категорий работников использование должностных инструкций обязательно. Это частные охранники, медработники, сотрудники торгующих лекарственными средствами аптек, а также сотрудники, осуществляющие изготовление, продажу, транспортировку молочной продукции. Если инструкции для этих категорий работников отсутствуют, работодатель нарушает трудовое законодательство, в связи с чем может быть привлечен к ответственности.

Составлять должностные инструкции для остальных сотрудников организаций по закону не обязательно. Однако делать это целесообразно, особенно в тех случаях, когда текст заключенного трудового договора не содержит подробной информации о трудовых обязанностях.

Составлять инструкции можно для любых должностей, которые официально предусмотрены штатным расписанием, включая вакантные. Должностные инструкции составляют и утверждают по должностям специалистов. По профессиям рабочих утверждают производственные инструкции.

Ссылаясь на должностную инструкцию, работодатель может выполнять следующие действия:

• распределять между сотрудниками трудовые обязанности;
• оценивать работу сотрудника во время испытательного сока;
• обосновывать свой отказ взять на работу претендента из-за несоответствия его тем квалификационным требованиям, которые предъявляются к интересующей его должности;
• обосновывать несоответствие уже работающего в организации сотрудника занимаемой им должности, выполняемой работе из-за недостаточной квалификации;
• доказывать правомерность применения к сотруднику наложенного на него дисциплинарного взыскания из-за ненадлежащего исполнения либо неисполнения тех трудовых обязанностей, которые были на него наложены.

Из чего состоит официальная должностная инструкция

Общие положения

1. В данном разделе декларируется порядок назначения сотрудника на должность или освобождения от нее.
2. Требования к квалификации сотрудника (образование, стаж работы, повышение квалификации, опыт работы в определенной сфере).
3. Требования к тому объему профессиональных знаний, который должен иметься у работника для качественного выполнения им своих трудовых обязанностей.
4. Список документов, которые должен использовать сотрудник, выполняя свои обязанности (российское законодательство, нормативные акты определенной компании, распоряжения и приказы ее руководителя и пр.).
5. Место сотрудника в структуре подчиненности с указанием непосредственных подчиненных и начальников.
6. Порядок назначения на должность того работника, который будет исполнять обязанности этого сотрудника во время его временного отсутствия (болезни, отпуска, командировки и пр.).
7. К какой именно категории относится данная должность (специалист, руководитель и т.д.).

Должностные обязанности

Данный раздел включает в себя список тех обязанностей, которые согласно трудовому договору должен выполнять работник во время осуществления трудовой деятельности. Разрабатывая данный раздел, можно опираться на те квалификационные характеристики, которые перечислены в официальных справочниках должностей. Все должностные обязанности должны быть описаны подробно, простым и понятным для исполнителя языком.

Права

В этом разделе перечисляются основные права работника (получать от сотрудников структурных подразделений компании необходимую для работы информацию и документы, обращаться к начальству с предложениями относительно своих рабочих обязанностей, знакомиться с проектами распоряжений руководства относительно своей деятельности и т.д.).

Ответственность

Здесь перечисляются все виды ответственности сотрудника за неисполнение им требований, распоряжений, приказов и нормативных актов работодателя, а также за нарушения им трудовой дисциплины.

Порядок разработки и утверждения инструкции

1. Сначала составляется проект будущей инструкции, которая может утверждаться в качестве самостоятельного документа либо выполнять функцию приложения к заключенному трудовому договору. Строгой формы данной инструкции не существует, ее разработку каждая организация осуществляет самостоятельно.
2. Составленный проект при необходимости отправляется на согласование представительному органу, например, профсоюзу.
3. После этого должностную инструкцию визируют, после чего утверждают и вводят в действие.
4. Окончательным этапом процедуры является ознакомление с инструкцией работника, которой был принят на соответствующую должность.

Какие ошибки чаще всего допускаются?

К числу основных ошибок относится обезличенность, создание одинаковых инструкций на аналогичные должности. В этом случае работодатель лишается возможности находить виновных в конкретных ошибках и недоработках, распределять обязанности между сотрудниками наиболее рациональным образом, осуществлять гибкое регулирование подходов к начислению им заработной платы.

Не следует также формально подходить к процессу разработки официальных должностных инструкций. Не стоит составлять этот документ, используя шаблон из интернета, не учитывая особенности определенной должности и организации. Документ, созданный формально, будет включать в себя неполный список требований и функций, в результате чего доказать вину сотрудника, плохо выполняющего свои рабочие обязанности, будет сложно. В документе должны быть четко разграничены права, обязанности и полномочия работника. В таком случае работодатель сможет предъявлять ему абсолютно обоснованные претензии относительно невыполнения конкретных задач.

Кто должен осуществлять составление инструкций?

Человек, занимающийся разработкой официальных должностных инструкций, должен быть хорошо знаком с бизнес-процессами, знать квалификационные требования, содержание и характеристики выполняемых действий.

Поскольку вышеупомянутый документ является инструментом правовой защиты работодателя и работника, он должен быть грамотно составлен и с юридической точки зрения. Важно, чтобы он обладал определенной гибкостью и был понятен для работников.

Разработкой положений и инструкций во многих компаниях занимаются руководители или сотрудники отдела кадров, однако намного разумнее доверить этот процесс квалифицированному юристу.

Профессионал отлично разбирается в любых юридических тонкостях и хорошо знаком со всеми нюансами взаимоотношений между сотрудниками и работодателям. Ему известно, какие «подводные камни» могут возникать в спорных ситуациях, и как нужно правильно составлять инструкции и положения, чтобы их избежать.

Профессиональному юристу хорошо известна разница между полномочиями и правами. Права обеспечивают работнику доступ к различным ресурсам компании, тогда как полномочия являются отдельным видом прав, имеющим отношение к принятию решений и распорядительным функциям.

Специалист в области юриспруденции способен правильно сформулировать каждый пункт инструкции, что в будущем позволит избежать путаницы и возникновения спорных ситуаций.

Создание подобных документов подчиняется определенным правовым нормам. Люди, осуществляющие разработку должностных инструкций, должны соблюдать необходимые юридические условия. К примеру, нельзя вносить в документацию никаких дискриминационных положений, к которым относятся возраст, религия, национальность, раса или пол работника. Разрешается лишь указывать требуемый стаж работы претендента на должность по специальности, иногда возможно также указание гражданства.

Составляя инструкцию, очень важно соблюдать баланс между обязанностями и правами работника. Если документ будет составлен с уклоном в направлении преобладания ответственности работника над его правами и полномочиями, то в случае судебного разбирательства решение будет вынесено, скорее всего, в пользу сотрудника, а не его работодателя.