Участие в тендере

Тендер переводится с английского языка как «предложение». В бизнес-сфере под данным термином понимаются все конкурентные формы взаимодействия между потенциальными исполнителями, подавшими заявку на участие в тендере на определённых условиях. Заказчик может выбрать одного или нескольких участников с наиболее интересным для него предложением (заявкой). Под тендерными «торгами» подразумевается не только продажа единиц продукции, но и реализация услуг, проведение определённых видов работ.

Во время конкурсных торгов заказчик обозначает основные условия, которые позволят ему закупать готовый товар, расходные материалы или определённые услуги/работы. Поставщики выдвигают варианты сотрудничества в ответ, а сам организатор, на основе полученных данных, заключает договор на наиболее разумных для себя условиях. В разных бизнес-сферах тендер может быть заменён на схожие по реализации процедуры (конкурс, аукцион, форма для отбора предложений). Суть проведения остаётся той же.

Кто может принимать участие?

Участвовать в тендерных торгах могут как юридические, так и физические лица (включая индивидуальных предпринимателей). Информация об этом представлена в двух официальных документах – п. 4 ч. 1 ст. 3 ФЗ № 44-ФЗ и ч. 5 ст. 3 ФЗ № 223-ФЗ. Участникам важно четко соблюдать требования и подать полный пакет бумаг, подкреплённых уникальным торговым предложением, которое увеличит шансы на выигрыш тендера.

Для участия физлиц предусмотрены некоторые ограничения, которые могут быть прописаны в условиях участия:

1. Закупки только для субъектов, представляющих малое предпринимательство (для частных компаний и ИП).
2. Наличие лицензии при выполнении определённых работ, например, охранной деятельности. Физлица не могут оформить документ на своё имя.
3. Получение членства в саморегулируемых компаниях. Актуально для представителей строительной сферы, инженеров. В строительстве - обязательное условие для получения контракта на сумму свыше 3 млн рублей. Участниками СРО становятся ИП и юрлица.

Суть проведения конкурсных тендеров

Все организаторы конкурсных торгов помогают делить существующие тендеры на коммерческие, государственные (госзакупки) или для компаний (с госучастием). В качестве заказчика тендера выступает продавец готовой продукции или ИП, ищущий постоянного поставщика определённых расходников. Им составляются условия работы с выбранным поставщиком. Тот участник конкурса, который предложит самое доступное предложение, выиграет тендер и приобретёт постоянного клиента. Все требования расписываются в тендерных документах, участникам разрешено предлагать определённые условия в рамках изложенных требований.

Главный плюс проведения тендерных торгов – возможность для эффективного развития обеих сторон процесса с применением методик здоровой конкурентной борьбы. Начальные условия совпадают для всех участников, организатору доступен свободный выбор предложения в зависимости от цены и условий (выбор делается из нескольких предоставленных вариантов).

Классификация тендерных сделок

Все тендерные конкурсы различаются в зависимости от целей проведения, организационной формы, количества этапов. Задача торгов может быть направлена как на выбор поставщика на конкурсной основе (закупочный тип тендера), так и на продажу (реализационные тендеры).

Формат проведения определяет возможность участия определённых категорий лиц в тендерном конкурсе. Если объявление о старте находится в открытом доступе, то принять участие в нем сможет любой бизнесмен/компания (открытые тендеры). Специализированные конкурсы проводятся строго для ограниченного числа людей. Сложнее всего подать заявку на закрытый тендер. Он доступен только для персонально приглашённых участников.

Закрытый тип торгов возможно осуществить в том случае, когда окончательная цель победы связана с какой-либо коммерческой тайной. Несмотря на закрытый тип мероприятия, тендер важно организовать в соответствии с действующим законодательством РФ в отношении проведения мероприятий.

В зависимости от нюансов проведения, тендеры можно организовать в режиме реального времени или в электронном виде. Для последнего важно наличие действующей электронной подписи. Любая форма реализации конкурса регулируется на законодательном уровне и при помощи внутренних актов организаций.

Продолжительность торгов. Различают одноэтапные и двухэтапные тендеры. В первых полностью исключена возможность ведения переговоров, готовый пакет документов сразу претендует на победу. При наличии двух этапов конкурса изначально организатором подаётся предварительный вариант документа с расписанными тендерными условиями. На его основании собираются первые предложения, затем наступает этап переговоров, на котором заказчик услуги согласовывает конечные условия с претендентами на получение тендера.

Государственные и коммерческие тендеры: в чем отличия?

Многие конкурсанты не могут определиться с типом структуры, с которой они желают начать активное сотрудничество. Тендеры от государства и коммерческих структур имеют свои отличия при идентичных наборах правил. Так, государственные закупки контролируются на основании положений законодательного акта №44-ФЗ. Проверить законность коммерческих тендеров можно по №135-ФЗ. В гос. тендерах все особенности реализации торгов (метод закупки, перечень требований, основной процесс и сроки) установлены на законодательном уровне. Изменить их самостоятельно организатор не может в отличии от коммерческих конкурсов, где все требования устанавливает сам заказчик. Госзакупки также предусматривают возможность подбора аналога требующейся продукции, а в частных конкурсах предлагать такое решение при наличии конкретного требования бессмысленно.

Как безопасно участвовать в тендерах?

Принять участие в тендерных торгах можно при соблюдении определённого алгоритма, который установлен российским законодательством и внутренними нормативно-правовыми документами организатора. Если компания или ИП впервые участвует в подобного рода мероприятии, то стоит обратиться за помощью к профессиональным юристам для получения услуг тендерного сопровождения. Специалист поможет ускорить процесс поиска тендера, возьмёт на себя риски и спорные моменты, связанные с формированием заявки и отправкой пакета документов. Услуги юриста могут предоставляться полностью под ключ, либо на определённом этапе участия в тендерных торгах.

Юридические услуги

Полное юридическое сопровождение тендера подразумевает следующее:

• анализ первичной документации, помощь в подготовке заявления на участие в тендере;
• получение электронной цифровой подписи для свободной подачи заявки и участия в электронных торгах;
• анализ рынка и поиск подходящих заказов для клиента с учётом основной сферы деятельности и потребностей;
• официальное представление интересов участника тендера при подаче заявлений в ФАС (Федеральная Антимонопольная служба);
• подготовка документального сопровождения для приобретения банковской гарантии;
• оформление документов для победителя конкурса и последующее сопровождение при прямом контакте с организатором (этап согласования условий, расчёт себестоимости работ).

Поэтапная процедура для участников тендера

Вне зависимости от того, как будет действовать потенциальный участник конкурса – самостоятельно или при помощи юриста, этапы участия в тендерных закупках практически идентичны и подразделены на отдельные подэтапы:

1. Поиск тендера. Для отбора подходящего предложения бизнесмену необходимо выбрать метод отбора. Он может анализировать открытые источники (СМИ, тематические ресурсы, брошюры, буклеты), либо воспользоваться актуальным приглашением для участия. Оно может прийти по почте/в электронном виде. Стоит обратить внимание на официальный сайт госзакупок. На нем часто появляются предложения для молодых компаний и индивидуальных предпринимателей.
2. Анализ критериев выбора победителя, прописанных в условиях тендера. Быстрый просмотр основных данных позволит сразу же отсеять неподходящие по ценам, расположению или предмету торгов предложения.
3. Оформление заявки на участие. Наиболее ответственный момент, который подразумевает необходимость обращения к юристу. Малейшая ошибка или неточность при составлении повлекут отказ без возможности пересмотра. Далеко не каждый участник может разобраться в перечне бумаг. Дополнительной сложностью является сжатый срок подачи заявки. На открытые торги должно быть подано более 1 заявки от разных участников, иначе конкурс не состоится. Новые заявки не принимаются после открытия ранее поданных. Одна компания/предприниматель – одно предложение для участия в тендере. Существует несколько причин для отклонения обращений: подача более 1 заявки от одного представителя (будет произведён возврат всех), отсутствие ЭЦП, несоблюдение сроков подачи документов, невозможность реализации поданного предложения.
4. Формирование тендерного предложения с указанием основных преимуществ взаимодействия с участником, подбор условий сотрудничества в рамках установленных требований.
5. Процедура торгов. Электронные конкурсы проводятся не более 2 дней, результаты отправляются на адрес электронной почты участника.
6. Заключение контракта на поставку сырья, товаров или оказание услуг в случае победы в торгах.

Зачем потенциальному исполнителю электронная подпись?

Электронная цифровая подпись необходима каждому поставщику, так как без неё не получится пройти регистрацию в ЕИС, подавать заявки и участвовать в актуальных электронных торгах. Электронной подписью заверяются договора и контракт с потенциальным заказчиком тендера.

Для свободной поставки продукции и реализации услуг госструктурам по нормам закона 44-ФЗ подойдет квалифицированная электронная подпись. Если участник желает принять участие в закупках и коммерческих операциях, регламентированных нормами 223-ФЗ, то простой КЭП недостаточно. При взаимодействии с независимой торговой площадкой во время проведения тендера, потребуется оформление КЭП с уникальным расширением – OID-ом. Помощь в получении подобной подписи предоставляется компетентными юристами. С помощью неё можно получить статус заказчика при формировании коммерческих закупок, вести ЭДО, проводить регистрацию онлайн касс.

Зачем пользоваться услугами тендерного сопровождения?

Юридическое сопровождение участника тендера позволяет упростить процесс формирования предложения и сбора документов. Заказчик может получить предварительную консультацию и определить оптимальный тип сопровождения – комплексное (под ключ) или разовое (для выполнения определенной задачи до старта торгов или в процессе заключения договора на поставку). Юридическая помощь позволит сократить финансовые риски бизнесмена и оперативно воздействовать на возможные нарушения законодательства при выполнении конкурентных закупок.